1. Chức năng:
Phòng Hành chính - Tổng hợp là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng
tổ chức, quản lý công tác hành chính, tổng hợp, cơ sở vật chất và hậu cần, an
ninh trật tự của Trường.
2. Nhiệm vụ:
2.1. Tham mưu xây dựng và ban hành các văn bản quản lý (quy định, hướng
dẫn, kế hoạch, …) về hành chính, văn thư, lưu trữ, giao ban, tổng hợp và thống
kê, cơ sở vật chất, an ninh trật tự, dân quân tự vệ - quốc phòng an ninh.
2.2. Tổ chức thực hiện và kiểm tra, báo cáo việc thực hiện các nhiệm
vụ:
a) Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ:
- Thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn
thư lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Trường;
- Đầu mối trong việc tổ chức công tác hiếu - hỉ, lễ tân, giao tiếp đối
nội - đối ngoại của Trường;
- Tổ chức, thực hiện, duy trì hệ thống ISO của Trường;
- Thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, giao nhận các công văn, tài liệu
trong phạm vi quyền hạn và quy định của công tác văn thư; lưu trữ các tài liệu,
bảo vệ các tài liệu mật theo các quy định của Nhà nước;
- Chịu trách nhiệm về thể thức văn bản của Trường trước khi ban hành;
- Thực hiện cấp thẻ đeo, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức,
viên chức, người lao động do Trường quản lý/ký hợp đồng khi đi công tác, giao dịch
theo Quyết định của Hiệu trưởng;
- Đầu mối tổ chức in ấn các ấn phẩm văn phòng (letter head, card visit,
banner, tờ rơi, giới thiệu,…);
- Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, tài liệu do
Trường ĐHKT ban hành, thực hiện sao lục các văn bản liên quan đến Trường;
- Quản lý các loại con dấu của Trường (trừ con dấu của tổ chức Đảng,
các tổ chức Đoàn thể, dấu của các Trung tâm) và sử dụng các con dấu theo đúng
quy định của Nhà nước;
- Xây dựng chương trình tin học hóa, hiện đại hóa công tác quản lý hành
chính, văn thư, lưu trữ của Trường.
b) Công tác giao ban, tổng hợp và thống kê:
- Xây dựng báo cáo công tác giao ban theo hướng dẫn công tác rà soát
giao ban Trường. Theo dõi việc thực hiện kế hoạch, chỉ đạo, kết luận của Ban
Giám hiệu trong công tác giao ban;
- Đầu mối hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị thực hiện công tác tổng hợp,
thống kê định kỳ và hàng năm;
- Chuẩn bị nội dung hội nghị CCVC hàng năm, cơ sở vật chất và điều kiện
hậu cần khác phục vụ cho các cuộc họp của lãnh đạo và các hội nghị của Trường;
- Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu thống kê của toàn trường phục vụ
cho công tác báo cáo quản trị trong Trường.
c) Công tác cơ sở vật chất:
- Quản lý việc sử dụng, sữa chữa, kiểm kê các tài sản, cơ sở vật chất của
toàn Trường;
- Xây dựng và triển khai thực hiện các dự án đầu tư, mua sắm cơ sở vật
chất cho Trường;
- Quản lý, điều phối sử dụng toàn bộ xe ô tô của Trường.
d) Công tác an ninh trật tự, dân quân tự vệ - quốc phòng an ninh:
- Thực hiện công tác bảo vệ, an ninh trật tự và công tác phòng cháy chữa
cháy của Trường;
- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường;
- Kiểm tra, nhắc nhở, kiến nghị biện pháp khắc phục vi phạm về việc thực
hiện an ninh, an toàn của các đơn vị và trong toàn Trường.
2.3. Phối hợp với các đơn vị chức năng khác trong việc thực hiện kế hoạch,
nhiệm vụ của Trường có liên quan đến chức năng của đơn vị.
2.4. Thực hiện nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng giao.