Trong những năm gần đây, công tác kế hoạch (gồm: xây dựng kế hoạch, theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện) luôn được Trường Đại học Kinh tế (ĐHKT) - ĐHQGHN đặc biệt chú trọng trong lộ trình xây dựng trường theo định hướng nghiên cứu, đẳng cấp quốc tế. Ngày 15/9/2011, các đơn vị trực thuộc Trường ĐHKT đã ký cam kết về thực hiện kế hoạch nhiệm vụ năm học 2011-2012. Để tìm hiểu rõ thêm về công tác kế hoạch nói chung và kế hoạch nhiệm vụ (KHNV) năm học 2011-2012 của Trường ĐHKT, chúng tôi đã có cuộc trao đổi với PGS.TS Nguyễn Hồng Sơn - Hiệu trưởng nhà trường.
- Xin chào PGS.TS Nguyễn Hồng Sơn! Xin ông cho biết đôi nét về công tác kế hoạch ở Trường ĐHKT?
Quan niệm kế hoạch không chỉ là công cụ quản lý mà còn là công cụ huy động và phân bổ nguồn lực nhằm thực hiện các mục tiêu trung và dài hạn nên ngay từ khi thành lập, Trường ĐHKT đã rất chú trọng đến công tác này. Hàng năm, vào khoảng tháng 7, song song với việc tổng kết năm học, Nhà trường tiến hành xây dựng kế hoạch nhiệm vụ năm học mới. Việc xây dựng kế hoạch được tuân thủ theo quy trình ISO với hệ thống các chỉ tiêu kế hoạch được cụ thể hóa và định lượng để có thể kiểm đếm rõ ràng. Theo đó, ở cấp trường, Ban Giám hiệu đưa ra định hướng, các nhiệm vụ trọng tâm và khung chỉ tiêu lớn của các mảng hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tổ chức nhân sự,... Trên cơ sở định hướng và các nhiệm vụ trọng tâm, các đơn vị căn cứ vào năng lực, điều kiện cụ thể và mục tiêu cần phấn đấu của đơn vị mình để đề xuất kế hoạch nhiệm vụ chi tiết kèm theo các điều kiện thực hiện về tài chính, nhân lực và cơ sở vật chất. Căn cứ bản đề xuất kế hoạch nhiệm vụ của các đơn vị, các phòng chức năng trong đó Phòng Kế hoạch - Tài chính là đầu mối sẽ cân đối và phân bổ các chỉ tiêu kế hoạch thuộc các mảng hoạt động cho các đơn vị trong Trường. Bản kế hoạch giao về cho các đơn vị là kết quả của "sự thống nhất hợp lý” giữa Nhà trường và các đơn vị trực thuộc. Việc theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch cũng được Trường tiến hành xuyên trong suốt quá trình từ khi giao nhiệm vụ đến khi kết thúc năm học. Ngoài ra, Trường còn có mạng lưới gồm các chuyên viên phụ trách công tác kế hoạch ở mỗi đơn vị (phòng/ban/bộ phận/ khoa/ trung tâm) trực tiếp tham gia vào công tác theo dõi, đánh giá mức độ hoàn thành.
- “Sự thống nhất hợp lý” như ông đề cập chứng tỏ vai trò của các đơn vị trong việc lập kế hoạch của Trường?
“Sự thống nhất hợp lý” ở đây được hiểu là sự phối hợp nhịp nhàng giữa quy trình từ trên xuống và từ dưới lên. Trong đó, “từ trên xuống” là Trường giao các mục tiêu/chỉ tiêu kế hoạch định hướng, các kết quả định lượng dự kiến và nguồn lực tổng thể, còn đơn vị hoàn toàn tự chủ trong việc lập kế hoạch “từ dưới lên”, miễn làm sao thực hiện được các mục tiêu/chỉ tiêu kế hoạch đã được giao và trong khuôn khổ nguồn lực cho phép. Nói như vậy, việc giao kế hoạch cho các đơn vị cũng xuất phát từ đề xuất của các đơn vị chứ không phải chỉ một chiều từ phía Nhà trường áp xuống. Chính sự chủ động tham gia vào quá trình lập kế hoạch của Nhà trường đã làm cho vai trò cũng như tính trách nhiệm của các đơn vị, đặc biệt là trưởng đơn vị được nâng cao.
- Công tác kế hoạch được hiểu là quy trình khép kín gồm nhiều khâu từ đánh giá, lập, theo dõi giám sát và đánh giá. Theo ông, khâu nào là then chốt?
Qua thực tế công tác kế hoạch ở Trường ĐHKT cho thấy không thể xem nhẹ khâu nào. Song, tôi cho rằng khâu giám sát, kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch có vị trí quan trọng hơn cả và đây cũng là điểm yếu hiện nay trong công tác kế hoạch nói chung. Việc xác định hệ thống các chỉ tiêu kế hoạch tuy khó nhưng vẫn làm được; song việc đánh giá kết quả thực hiện mới là khâu khó nhất và là cái mà Trường ĐHKT đang hướng đến. Nói nôm na thế này, anh lập ra kế hoạch khả thi, tổ chức thực hiện tốt nhưng không đo được kết quả thực hiện thì sẽ không chỉ ra được thành công hay thất bại. Mà không chỉ ra được thành công thì anh không thể khen thưởng kịp thời và thích đáng. Nói cách khác, là sẽ không tạo được động lực cho những đơn vị, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ kế hoạch.
- Được biết, năm nay Trường ĐHKT có sự cải tiến trong công tác kế hoạch. Ông có thể nói rõ hơn về điểm mới này?
Như tôi đã nói ở trên, Trường ĐHKT đang hướng đến việc xây dựng một hệ thống giám sát và đánh giá hiệu quả. Vì vậy, điều quan trọng là phải xác định được rõ ràng những kết quả dự kiến; tổ chức giám sát và đánh giá những kết quả với sự tham gia tích cực của các đơn vị liên quan. Trước đây, công tác đánh giá đã được thực hiện nhưng mới chỉ dừng lại ở việc kiểm đếm các hoạt động được triển khai thì sắp tới Trường sẽ tập trung quản lý theo kết quả [đầu ra (output), kết quả (outcome), tác động] mà kế hoạch nhằm đạt tới. Tuy nhiên, nói như vậy không phải là từ bỏ hoàn toàn việc kiểm soát các đầu vào/ hoạt động mà là giảm bớt sự chú trọng đến đầu vào/hoạt động và tạo sự linh hoạt hơn cho các đơn vị thực hiện nhiệm vụ, giúp họ tự tìm ra những giải pháp tốt nhất để thực hiện kế hoạch.
- Theo ông, yếu tố nào là quan trọng nhất để các đơn vị hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch được giao?
Để hoàn thành kế hoạch phụ thuộc vào nhiều yếu tố mà đầu tiên phải kể đến đó là các chỉ tiêu kế hoạch. Yêu cầu đặt ra là các chỉ tiêu kế hoạch phải có tính khả thi cao, định lượng với các chỉ số rõ ràng. Yếu tố thứ hai đó là nguồn lực. Giao nhiệm vụ phải đi kèm các nguồn lực thực hiện, đương nhiên là trong khuôn khổ và điều kiện cho phép của Trường. Yếu tố cuối cùng, đó là sự cam kết của lãnh đạo đơn vị. Theo tôi, đây chính là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công việc thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của đơn vị. Khi đã có sự cam kết, đơn vị sẽ chủ động trong việc thu hút được các nguồn lực và tổ chức thực hiện để hoàn thành kế hoạch nhiệm vụ chứ không chỉ trông chờ vào Trường.
- Để thực hiện thành công KHNV năm học 2011-2012, Nhà trường đã có những giải pháp gì, thưa ông?
Năm học 2011-2012, yêu cầu đối với Nhà trường là tập trung hoàn thành tốt các nhiệm vụ trọng tâm đã đặt ra trong kế hoạch. Do đó, các giải pháp Trường đưa ra là: (i) Hoàn thiện, xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án cụ thể cho các nhiệm vụ trọng tâm, đặc biệt là các đề án trong khuôn khổ nhiệm vụ chiến lược, các đề án về phát triển nguồn nhân lực, đề án về tăng cường và sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính, đề án về mở rộng và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của Trường...; (ii) Chỉ đạo quyết liệt và đầu tư mạnh cho xây dựng nhóm nghiên cứu liên ngành với các chương trình nghiên cứu cụ thể và sản phẩm nghiên cứu đặc thù. Trên cơ sở các chương trình nghiên cứu đó Nhà trường sẽ hỗ trợ tìm đối tác trong và ngoài nước có nhu cầu, có kinh phí để triển khai; (iii) Khai thác tối đa quan hệ hợp tác với doanh nghiệp, cựu sinh viên để kêu gọi tài trợ góp phần đa dạng hóa nguồn thu cho các hoạt động của Trường; (iv) Tận dụng sự hỗ trợ của các cơ quan cấp trên (ĐHQGHN, Bộ GD&ĐT); các cơ quan có liên quan khác cũng như sự hợp tác với các đối tác (trong và ngoài nước) để tìm kiếm các dự án quốc tế lớn; (v) Tạo dựng môi trường làm việc, cơ chế thuận lợi cho các đơn vị chủ động, sáng tạo để hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Xin cảm ơn ông và chúc Trường ĐHKT - ĐHQGHN hoàn thành xuất sắc kế hoạch nhiệm vụ năm học 2011-2012!